ERP: Enterprise Resource Planning System

Ein branchenneutrales ERP (Enterprise Resource Planning) System ist eine vielseitige Softwarelösung, die für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen konzipiert ist, ohne auf spezielle Industriefunktionen festgelegt zu sein. Diese Art von ERP-System bietet eine breite Palette an Standardfunktionen, die grundlegende Geschäftsprozesse wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Beschaffung, Lagerverwaltung und Vertrieb abdecken.

Vorteile eines branchenneutralen ERP:

• Flexibilität: Es kann an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, unabhängig von der Branche, in der es tätig ist.
• Kosteneffizienz: Da es für den allgemeinen Einsatz entwickelt wurde, sind die Implementierungs- und Wartungskosten oft geringer im Vergleich zu branchenspezifischen Lösungen.
• Breite Anwendbarkeit: Ideal für Unternehmen, die in mehreren Branchen tätig sind oder keine hochspezifischen Anforderungen an ihre IT-Infrastruktur haben.

Ein branchenneutrales ERP-System ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu optimieren, ohne sich auf branchenspezifische Funktionen zu beschränken. Dadurch bleibt das System flexibel und kann bei Bedarf leicht angepasst werden, um neuen Anforderungen gerecht zu werden.

ERP Branchenlösung Kosten und Spezifizierung

Die Kosten für eine durchschnittliche ERP-Branchenlösung können stark variieren, abhängig von mehreren Faktoren wie der Größe des Unternehmens, den spezifischen Anforderungen der Branche, der Anzahl der Nutzer und den gewünschten Funktionen.

Anhand unserer Übersicht über die Kostenstruktur können Sie erkennen, welche Preise fällig werden in der Regel:

Lizenzgebühren:

Cloud-basierte ERP-Lösungen: Diese Systeme werden oft als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und erfordern monatliche oder jährliche Abonnements. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 50 und 250 Euro pro Nutzer und Monat. Die genaue Gebühr hängt von den angebotenen Funktionen und der Skalierbarkeit des Systems ab.

On-Premises ERP-Lösungen: Für Systeme, die vor Ort installiert werden, fallen einmalige Lizenzkosten an, die sich je nach Anbieter und Umfang der Lösung zwischen 1.000 und 4.000 Euro pro Nutzer bewegen können. Hinzu kommen Kosten für die Hardware und IT-Infrastruktur.

Implementierungskosten:

Diese Kosten umfassen die Anpassung der Software an die spezifischen Geschäftsprozesse, die Datenmigration und die Integration mit bestehenden Systemen. Die Implementierungskosten können zwischen 10.000 und 100.000 Euro oder mehr liegen, abhängig von der Komplexität und dem Umfang des Projekts.

Schulungs- und Supportkosten:

Unternehmen sollten auch Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und den laufenden Support berücksichtigen. Diese können zwischen 500 und 2.000 Euro pro Nutzer liegen, abhängig vom Anbieter und der Dauer der Schulung.

Wartungs- und Upgrade-Kosten:

Für On-Premises-Systeme fallen jährliche Wartungsgebühren an, die in der Regel 15-25% der ursprünglichen Lizenzkosten betragen. Cloud-basierte Lösungen beinhalten in der Regel bereits Wartung und Upgrades in den Abonnementgebühren.

Insgesamt können die Gesamtkosten für eine ERP-Branchenlösung je nach Umfang der Implementierung, den spezifischen Anforderungen und der Anzahl der Nutzer stark variieren.

Es ist wichtig, eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen und die langfristigen Vorteile gegen die Investitionskosten abzuwägen. Unternehmen sollten auch mögliche versteckte Kosten berücksichtigen und sicherstellen, dass der gewählte Anbieter klare und transparente Preismodelle bietet.

ERP-Module können spezielle Anforderungen an Ihre Hardware stellen, insbesondere wenn sie umfangreiche Datenverarbeitung und Speicherressourcen benötigen. Diese Anforderungen variieren je nach Umfang und Komplexität des ERP-Systems sowie der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer.

Es ist wichtig, die Systemanforderungen des ERP-Anbieters zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihre Hardware den empfohlenen Spezifikationen entspricht, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Oftmals sind ERP Module nicht mit Apple Geräten kompatibel.

Sage und Myfactory bieten flexible ERP-Lösungen, die in vielen Branchen eingesetzt werden können, da sie über anpassbare Module verfügen, die auf verschiedene Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten werden können.

Allerdings können branchenspezifische Anforderungen manchmal Anpassungen oder zusätzliche Module erfordern, um die speziellen Prozesse und Compliance-Vorgaben einer bestimmten Branche zu erfüllen.

Ein modernes ERP-System automatisiert Ihre Warenbeschaffung durch verbrauchs- und bedarfsorientierte Steuerung und löst Bestellungen rechtzeitig aus. Auf Basis des aktuellen, tatsächlichen Bedarfs erstellt das System präzise Bestellvorschläge, stabilisiert Ihre Lagerbestände und verhindert Lieferverzögerungen oder gar Ausfälle. So steigern Sie die Produktivität im Einkauf, senken Kosten und begegnen aktuellen wie zukünftigen Risiken in der Lieferkette.

Kern des Ansatzes ist die intelligente Disposition: Das ERP kennt Ihre verfügbaren Stückzahlen, berücksichtigt geplante Warenein- und -abgänge und kalkuliert automatisch die benötigten Mengen. Wird ein Top-Artikel knapp und steht ein Großauftrag bevor, schlägt das System rechtzeitig die passende Bestellung vor. Aus diesen Bedarfsberechnungen entstehen automatische Bestellvorschläge, die exakt auf Ihre Situation zugeschnitten sind. Ein integrierter Lieferantenvergleich unterstützt Sie dabei, das wirtschaftlichste Angebot zu finden und die Beschaffung abzusichern. Die Bedarfsermittlung basiert auf geplanten Wareneingängen und Abgängen, berücksichtigt Reservierungen sowie Lieferzeiten und bildet so Ihren Bedarf präzise ab.

Ebenso wichtig ist die nahtlose Belegverarbeitung. Nachdem der Bedarf ermittelt wurde, erfassen Sie Bestellungen direkt im ERP. Einmal gepflegte Lieferantenkonditionen – etwa Preise, Rabatte oder Skonti – werden automatisch herangezogen und konsistent angewendet. In einer einzigen Maske verwalten Sie alle relevanten Informationen wie Kopf- und Fußtexte, Artikelpreise und -rabatte, Bestellnummern, Mengen sowie Liefertermine. Anschließend drucken Sie den Beleg aus oder versenden ihn mit wenigen Klicks per E-Mail als PDF-Anhang. Auf Wunsch starten Sie zudem automatisierte Preisanfragen an mehrere Lieferanten direkt aus dem System.

Das Ergebnis sind transparente, durchgängige Prozesse von der Bedarfsermittlung bis zum Versand der Bestellung, weniger manuelle Fehler und kürzere Durchlaufzeiten. Ihre Lagerhaltung bleibt im Soll, die Versorgungssicherheit steigt und Ihre Kunden erhalten zuverlässig ihre Ware. Gleichzeitig gewinnt Ihr Einkauf Freiraum für strategische Aufgaben wie Lieferantenentwicklung und Kostenoptimierung. Das ERP wird damit zum zentralen Drehkreuz Ihrer Beschaffung – mit messbaren Vorteilen für Servicegrad, Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit. Zusätzlich erleichtert die zentrale Datenhaltung Reporting, Nachverfolgbarkeit und Compliance dank vollständiger Historie aller Bestellvorgänge.

Es gibt diverse Anzeichen für ein Unternehmen ein ERP System neu einzuführen. Die Gründe in der Praxis sind hierbei ebenso vielfältig, wie die Firmen, die solche Systeme nutzen. Entscheidend ist jedoch zumeist ein Problem im Ablauf eines Geschäftsprozesses. Dazu gehören in der Regel Bereiche, die mit einem wachsenden Unternehmen an Relevanz gewinnen und oftmals unter falscher Organisation oder fehlender Übersicht leiden.

Viele dieser Probleme fallen bei jungen Start-ups oder kleinen Unternehmen am Anfang nicht auf, da aufgrund der kleineren Menge an Produkten oder Personal noch ein Überblick möglich ist. Sobald ein Unternehmen jedoch zu expandieren beginnt, resultieren viele der später auftretenden Fehlerquellen aus Problemen, deren Grundstein bereits am Anfang gelegt wurde.

Weitere Problemquellen liegen in der voranschreitenden Digitalisierung des Arbeitsmarktes. Komplexe Prozesse, die auf digitale Lösungen umgestellt werden, benötigen eine solide Datengrundlage sowie einen reibungslosen Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Daten. Ohne ein funktionierendes ERP System gehen Daten im Prozess verloren oder führen zu Folgefehlern, wie zu vielen oder falschen Bestellungen. Ein ERP ist aber nicht nur für fertigende Betriebe geeignet, sondern auch für Geschäfte, die ihre Buchhaltung damit optimieren wollen oder auf einen vertrauenswürdigen und übersichtlichen Kontakt-Manager angewiesen sind.

Weitere mögliche Situationen sind:

• Die Datenbestände von Abteilungen sind uneinheitlich oder nicht aktuell.
• Im Prozess gehen Informationen, Angebote oder sogar Aufträge verloren.
• Es dauert lange, bis relevante Informationen oder Belege vorliegen.
• Das aktuelle ERP System reicht für die Prozesse nicht mehr aus oder ist veraltet.
• Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz prägen ein optimales ERP System. Das bedeutet, es bedarf Werkzeugen, mit denen Unternehmen schnell und effizient planen und agieren können.

Integrierte Enterprise-Resource-Planning-Lösungen, gewähren einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen. Dabei muss sich nicht der Unternehmer der Software anpassen, sondern umgekehrt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle ERP aufwendig neu programmiert werden müssen und kostspielig in der Anschaffung sind. Es gibt aus der Praxis bewährte Lösungen mit vorkonfigurierten Lösungen, die auf Grundlage der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in der Vergangenheit erstellt wurden.

Sollte eine Funktion sich bewährt haben und für einen größeren Teil der Nutzer interessant und hilfreich ausfallen, werden solche Zusatzmodule auch in die Software flächenmäßig integriert.

Ab wann benötigt ein Unternehmen ein ERP?

Ein Unternehmen kann erwägen, ein ERP-System einzuführen, wenn es wächst und seine internen Abläufe zunehmend komplex werden. Eine Vielzahl von manuellen Prozessen und isolierten Softwarelösungen kann Schwierigkeiten bei der Bewältigung der wachsenden Komplexität bewirken. Dies hat wiederum negative Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität sowie die Fehleranfälligkeit.

Die Qualität der Daten spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Unternehmen, die mit ungenauen oder inkonsistenten Daten kämpfen, können von einem ERP-System profitieren, da es die Konsistenz und Genauigkeit der Daten verbessert. Dies ist insbesondere für die Finanzbuchhaltung und Berichterstattung von entscheidender Bedeutung.

Sobald einer der obigen Faktoren auftritt und man pro Mitarbeiter 100 Euro investieren kann, sollte man definitiv zu einem ERP greifen und eine Einführung vorantreiben.

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen stellt eine faszinierende Evolution in der Welt der Geschäftssoftware dar. Beginnend von der Materialbedarfsplanung über die Integration weiterer Funktionen bis zur Einführung der Möglichkeit der Cloud und SaaS-Produkte, hat ERP sich stark verändert.

• 1960er-Jahre – Materialbedarfsplanung (MRP): Die Geschichte von ERP beginnt in den 1960er-Jahren mit der Entwicklung der Materialbedarfsplanung (MRP). Diese Systeme waren darauf ausgelegt, den Herstellern zu helfen, den Bedarf an Materialien und Komponenten für die Produktion besser zu verstehen und zu planen. Erst die breite Zugänglichkeit zu Computern ermöglichte es Unternehmer, die früher aufwendigen Planungen auf dem Papier ins Digitale zu übertragen.
• 1970er-Jahre – MRP II: In den 1970er-Jahren wurde das Konzept von MRP erweitert zu Manufacturing Ressource Planning (MRP II). MRP II umfasste zusätzliche Elemente wie die Planung der Produktionsabläufe, die Beschaffung und die allgemeine Betriebsplanung.
• 1980er-Jahre – Integration verschiedener Funktionen: Die 1980er-Jahre sahen eine weitere Evolution mit der Integration verschiedener Geschäftsfunktionen in einem einzigen System. Diese integrierten Systeme schlossen oft Buchhaltung, Personalwesen und einige andere Back-Office-Funktionen ein.
• 1990er-Jahre – Aufkommen von ERP: Der Begriff „Enterprise Resource Planning“ wurde in den frühen 1990er-Jahren populär. Eine neue Bezeichnung war notwendig geworden, da ERPs die Idee von MRP II stark erweitert hatten. Aufgrund der Vielzahl von integrierten Geschäftsfunktionen, darunter Finanzen, HR, Produktion, Supply-Chain-Management und mehr, wurde aus separaten Anwendungen eine einzige Softwarelösung.
• 2000er-Jahre – ERP II und Web-Integration: Mit der Jahrtausendwende entwickelten sich ERP-Systeme zu ERP II, mit einer stärkeren Fokussierung auf Internet-Technologien. Diese Systeme boten verbesserte Zugänglichkeit und Flexibilität, indem sie webbasierte Module und Echtzeit-Zugriff auf Informationen integrierten.
• 2010er-Jahre und darüber hinaus – Cloud-Computing und KI: In den vergangenen Jahren hat sich der Trend zu cloudbasierten ERP-Systemen verstärkt, was zu einer größeren Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Zugänglichkeit führt. Moderne ERP-Systeme integrieren zunehmend fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT), um Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungen zu verbessern.

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen ist noch längst nicht am Ende angekommen. Vielmehr zeichnen sich Trends für die Zukunft ab, die zeigen, in welche Richtung sich ERP entwickeln werden.

Die fünf spannendsten (und realistischen) Varianten stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

• Mobile ERP-Lösungen: Es gibt mit Myfactory bereits mobile Umsetzungen für Cloud-ERPs. Aber die Zukunft verspricht mehr. Der Branchenführer SAP ist hier ein echtes Vorbild. Eigene ERP-Apps, die sich auf dem Smartphone und Tablet noch stärker nativ anfühlen, anstatt über den Browser aufgerufen zu werden. SAP testet bereits automatisierte Komfortfunktonen, wie Auswertungen in Form von „Instagram-artigen“ Reels.
• Integrierte Analysen: Daran anschließend, werden ERPs immer fähiger werden selbst konkrete Analysen und Empfehlungen auszusprechen. Das heißt deutliche Zeiteinsparungen für jegliche analytische Auswertungen. Anhand vorgegebener Muster, wie „größter Ertrag, unprofitable Produkte usw.“ werden sich im System selbst die Auswertungen ausgeben lassen, um direkt zum Entscheider zu gelangen. Dazu gehört ebenfalls die Integration grafisch ansprechender Präsentationsformen.
• Personalisierung und Benutzeroberfläche: Je mehr Funktionen ein ERP übernimmt, desto unübersichtlicher wird es für die Benutzer. Das ist eine Binsenweisheit, daher wird in Zukunft die Benutzeroberfläche nicht nur intuitiver, schlanker und übersichtlicher ausfallen, sondern sich viel mehr anpassen lassen, sodass einzelne Abteilungen Module ein- und ausschalten können. Ein anschauliches Beispiel sind HR und CRM, die nicht unbedingt den Daten der Fertigung bedürfen.
• Kooperation innerhalb des ERP: Anbieter wie Monday oder Slack machen es vor. Kollaborationsfunktionen innerhalb desselben Programms machen vieles transparenter und übersichtlicher, sodass Notizen, Kommentare nicht mit anderen Themen vermengt werden. Solche Kooperationsfunktionen, inklusive dem KI Austausch mit dem Produkt oder einer Auswertung, werden deutlich zunehmen und somit eine stärkere zielgerichtete Vernetzung der Mitarbeiter fördern.
• Anschluss an das Internet der Dinge: Miteinander kommunizierende Systeme sind der nächste Schritt der Produktion und des Verkaufs. Durch das Internet der Dinge, lassen sich Produktionszyklen besser überwachen, Verluste und Ausschuss minimieren und optimieren. Neben mehr Informationen über jeden Schritt der Arbeitsabläufe profitiert auch der Kundendienst von konkreteren Informationen.

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihr Unternehmen einführen, oder Sie überlegen sich Ihre aktuelle Lösung zu wechseln, dann sind Sie bei SCHWINDT an der richtigen Stelle. Aufgrund unseres jahrzehntelangen Wissens im ERP Bereich sind wir in der Lage von kleinen bis mittleren Unternehmen problemlos jede Art von ERP-Lösung abzudecken – auch in Verbindung mit einem DMS oder einer IT-Betreuung. Nutzen Sie noch heute unseren Demo Test Service, um die zahlreichen Vorteile von ERPs näher kennenzulernen!

Viele fragen sich, was ist ein ERP-System eigentlich und/oder wofür steht die Abkürzung „ERP“? Das ist aber gar nicht so kompliziert. ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, was übersetzt „Unternehmensressourcenplanung“ bedeutet – im Deutschen aber oftmals synonym mit Warenwirtschaftssystem verwendet wird. Es handelt sich um eine entwickelte Softwarelösung um verschiedene Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu integrieren und zu automatisieren.

Ein ERP-System ist eine Software, die dazu dient, verschiedene Geschäftsprozesse und -funktionen in einem Unternehmen zu verwalten, zu integrieren und zu automatisieren. Es ermöglicht die effiziente Planung, Steuerung und Überwachung von Ressourcen wie Finanzen, Produktion, Lager, Personal und Vertrieb.

Ja, einige ERP-Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos ihrer Software an. Sie gönnen beispielsweise hier klicken, um Sage und/oder Myfactory – unsere ERP Empfehlungen kostenlos zu testen, um zu prüfen, ob diese für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Industrie 4.0 ist die Bezeichnung für die aktuell anlaufende technologische Revolution, die die Digitalisierung und Vernetzung von Industrieprozessen und -systemen beschreibt. Sie umfasst Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), Künstliche Intelligenz (KI), Big Data, Cloud-Computing und Automatisierung. Das Ziel von Industrie 4.0 ist es, intelligente Fabriken und Produktionsprozesse zu schaffen, die effizienter, flexibler und autonomer sind.

ERP-Systeme spielen in der Industrie 4.0 eine zentrale Schlüsselrolle, da sie die Integration und Koordination von Geschäftsprozessen in intelligenten Fabriken ermöglichen. Sie fungieren als zentrale Datendrehscheibe, die Informationen aus verschiedenen Quellen sammelt, analysiert und bereitstellt. Dies ermöglicht eine Echtzeitüberwachung und -steuerung der Produktion, optimierte Lagerbestandsverwaltung und die Fähigkeit, auf Veränderungen in der Nachfrage schnell zu reagieren. ERP-Systeme sind entscheidend für die Umsetzung von Smart Manufacturing und vernetzten Produktionsumgebungen.