Die Welt der Gabelstapler und Transportmaschinen ist nicht gerade als Vorreiter in Sachen Digitalisierung bekannt. Dass es auch anders geht, zeigt die ITL Transportmaschinen GmbH aus dem Saarland. Als eine von 18 zertifizierten deutschen Toyota-Vertretungen ist ITL nicht nur regional verwurzelt, sondern auch nach den hohen Effizienzstandards der japanischen Lean-Kultur gefordert. Wie ITL diesen Anspruch auf die eigene IT-Landschaft überträgt und welche Rolle SCHWINDT dabei spielt – darüber haben wir mit ITL-Geschäftsführer Guido Müller gesprochen.
Herr Müller, laut SCHWINDT ist ITL ein leuchtendes Vorbild für alle Mittelständler: Sie sind seit einigen Jahren dabei, Schritt für Schritt alle Prozesse zu digitalisieren und Ihre Systeme miteinander zu vernetzen. Haben Sie persönlich eine hohe IT-Affinität oder warum treiben Sie das Thema konsequenter voran als viele Ihrer Wettbewerber?
Guido Müller: (lacht) Ich bin zwar technisch fit, was unsere Maschinen anbelangt, aber Digitalisierung war eigentlich nie mein Ding. Es wurde aber schnell zu einer hoch priorisierten Managementaufgabe, als ich 2016 als Geschäftsführer bei ITL angefangen habe. Damals haben wir hier Rechnungen noch mit Word geschrieben, ausgedruckt, gefaltet und verschickt. Solche Prozesse sind selbst bei Digitalisierungsnachzüglern wie unserer Branche einfach nicht mehr tragbar. Und auch unsere enge Verbindung zu Toyota hat die Digitalisierungsgeschwindigkeit beschleunigt.
Inwiefern?
Guido Müller: Japanische Unternehmen generell – und die Toyota-Kultur ganz besonders – erwarten Lean Management und „Zero Muda“, also die Eliminierung jeglicher Verschwendung. Ziel sind zeitsparende, effiziente Prozesse. Da liegt die Messlatte hoch.
Können Sie Ihre IT-Landschaft kurz skizzieren?
Guido Müller: Wir arbeiten mit einem auf unsere Branche spezialisierten ERP-System, außerdem haben wir recht früh ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt, um unseren Vertriebsinnendienst und die Buchhaltung zu entlasten. Ziel ist es, alles in die Cloud zu verlagern. So können wir auch unseren Vertriebsaußendienst anbinden, der vor Ort beim Kunden alle Daten und Berichte völlig autark via Tablets erfasst und ablegt. DMS und ERP müssen perfekt vernetzt sein, um unsere Prozesse automatisieren zu können. Das hat mit unserem ersten DMS überhaupt nicht so funktioniert, wie wir uns das vorgestellt haben.
Haben Sie ein konkretes Prozessbeispiel?
Guido Müller: Unsere Servicetechniker erstellen beispielsweise draußen beim Kunden Prüfberichte oder Monteurberichte für Wartungen. Diese werden im ERP-System erzeugt. Vor einigen Jahren hatten wir die Anforderung eines großen Kunden, dass bei der Rechnungsstellung die jeweils zugehörigen Berichte mitgeschickt werden sollen. Händisch ist es nicht abbildbar, die Belege aus dem ERP-System zu recherchieren, zu kopieren und beizulegen, das kostet gigantisch viel Zeit. Bei unserem alten DMS-System mussten wir enorm viel Individualisierungsaufwand reinstecken, um die benötigte Funktionalität rauszuholen. Und es war fehleranfällig, was häufig zu Verzögerungen beim Zahlungseingang führte. Dann mussten wir wieder nachtelefonieren, warum Rechnungen noch nicht bezahlt sind, haben erfahren, dass Belege fehlen und so weiter. Deshalb haben wir uns irgendwann nach einem neuen DMS umgeschaut.
Ihre Entscheidung fiel auf DocuWare, richtig?
Guido Müller: Ja, genau. DocuWare war mir ein Begriff, ich hatte mir das schon rund zehn Jahre zuvor angeschaut und fand den Funktionsumfang gut, aber damals viel zu teuer. Inzwischen mit den modernen Lizenz- und Abo-Modellen ist DocuWare auch für uns als kleinen Mittelständler erschwinglich.
Hier kam dann SCHWINDT als Implementierungspartner ins Spiel.
Guido Müller: Unser Ansprechpartner bei DocuWare hat uns SCHWINDT als regionalen DocuWare-Partner empfohlen und der erste Auftritt war überzeugend. Sie konnten viele Fragen direkt beantworten und hatten Lösungsvorschläge parat. Auch die örtliche Nähe war zumindest beim Start von Vorteil. Wir sitzen gerne mit SCHWINDT zusammen und werfen uns gegenseitig die Bälle zu, wie wir unsere Prozesse noch weiter verbessern können.
Kurz nochmal zurück zu Ihrem Ausgangsrechnungsprozess: Wie läuft das mittlerweile mit DocuWare und was hat sich konkret verbessert?
Guido Müller: Mit Unterschrift des Kunden beim Servicetechniker bekommt der Kunde eine E-Mail mit dem Bericht. Gleichzeitig wird der Bericht von DocuWare archiviert und wenn wir die Ausgangsrechnung erstellen, werden sämtliche zur Rechnung gehörenden Belege automatisch mit verschickt. Eine zwischengeschaltete KI prüft die Plausibilität gegenüber Angeboten. Meist werden Rechnungen tagesaktuell versandt, höchstens mit 24 oder 48 Stunden Verzögerung. Die Kunden sind zufrieden, Rechnungen werden schneller bezahlt und wir sparen Zeit und verbessern unsere Liquidität.
Wieviel Zeit spart der automatisierte Prozess für Ausgangsrechnungen?
Guido Müller: Sicher vier Stunden täglich im Vergleich zur manuellen Bearbeitung.
Haben Sie inzwischen weitere Abläufe digitalisiert?
Guido Müller: Ja, auch die Bearbeitung der Eingangsrechnungen erledigen wir mittlerweile digital. Rechnungen kommen per Mail rein, werden in DocuWare erfasst, abgelegt und dem zuständigen Mitarbeiter für die Freigabe zugeordnet. Es muss nach dem Check nur noch ein Freigabe-Button gedrückt werden, dann werden die Rechnungen vorkontiert und an DATEV übergeben. Das spart jeden Tag rund zwei Stunden Zeit, außerdem haben wir praktisch keine Mahnungen mehr, weil irgendwas liegenbleibt. Geplant ist, dass wir noch eine KI zwischenschalten, mit einem automatisierten Abgleich zur zugehörigen Bestellung. Dann können wir 80 bis 90 Prozent der Rechnungen nach definierten Regeln ohne manuelle Freigabe direkt in die Buchhaltung schicken.
Digitalisierung schürt in der Belegschaft häufig Ängste um den Verlust des Arbeitsplatzes oder es gibt Hürden beim Erlernen neuer Tools. Wie nehmen Sie das bei ITL wahr?
Guido Müller: Die modernen Tools bieten meines Erachtens kaum Nutzungshürden, die Bedienoberflächen sind intuitiv. DocuWare beispielsweise ist kein Hexenwerk, wir haben die Umstellung mit dem „Train-the-Trainer“-Prinzip und Unterstützung von SCHWINDT völlig problemlos geschafft. Klar hören wir manchmal, dass jemand Sorge hat, nicht mehr gebraucht zu werden. Aber wir haben bei der ITL Transportmaschinen GmbH den großen Vorteil, dass wir kontinuierlich wachsen, d.h. Automatisierungen führen dazu, dass wir weniger neue Leute einstellen müssen, aber wir bauen kein Personal ab. Fakt ist, die Art wie wir arbeiten, verändert sich. Wir müssen auf Effizienz achten, wenn wir wettbewerbsfähig bleiben wollen. Und die Entlastung von stupiden Arbeiten wird schon wahrgenommen und geschätzt.
Was steht auf Ihrer Digitalisierungsagenda?
Guido Müller: Wir sehen einen Wandel von der Digitalisierung über die Automatisierung hin zum cleveren Einsatz von KI. In Form von erschwinglichen und verständlichen Tools bekommen jetzt wir Mittelständler Zugang zu KI-Anwendungen, die bisher den großen Konzernen vorbehalten waren. Das ist schon spannend und wir erkunden gerade das für uns noch recht neue Spielfeld. Da liegt viel Potenzial, wie mittels KI-Agenten unsere verschiedenen Systeme noch besser und intensiver miteinander interagieren und sich gegenseitig Daten liefern können. Ein möglicher Einsatzbereich ist die Bestandsprüfung, da sind wir dran. Auch Sprachsteuerung zum Beispiel für unseren Außendienst ist ein Thema, ebenso die Verbindung zu Power BI. Insgesamt will ich dahin, dass wir alle stupiden, regelbasierten Prozesse durch intelligente Automatisierung aus dem Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter verschwinden lassen. Wir sind zur Kontrolle und Steuerung da.
Welche Rolle spielt SCHWINDT auf Ihrer Digitalisierungsreise?
Guido Müller: Mit SCHWINDT haben wir einen Partner, der schnell und pragmatisch reagiert. Oft haben wir innerhalb von fünf oder zehn Minuten Feedback, entweder direkt eine Lösung oder zumindest einen Workaround, damit wir weiterarbeiten können. Bei unserem vorherigen IT-Dienstleister war das alles viel zäher und langwieriger. Da sind wir mit SCHWINDT schon sehr zufrieden! Die sind in unseren Prozessen tief drin, verstehen was wir brauchen und liefern auch immer wieder Impulse für weitere Digitalisierungsschritte. Das ist für uns viel wert, denn wir haben noch einiges vor!
Herr Müller, herzlichen Dank, dass Sie sich Zeit für das Interview genommen haben!
ITL zählt zu den führenden Unternehmen für Transportmaschinen wie Gabelstapler und Hubwagen in der Region Saarland / Rheinland-Pfalz. Das Familienunternehmen bietet ein breites Intralogistik-Leistungsspektrum rund um Verkauf, Service, Wartung und Vermietung aller großen Marken im Transportmaschinengewerbe. Seit 2002 steht der Konzern Toyota hinter ITL.
